今時アホなんちゃうかと毎度の事ながら私は申し上げたいのである
今の職場では毎月２回ほど、別部署の方々を含めた会議が開催される
そこで色々決定したり、検討したり、調整したり……ってことになるんだけど、これがまあ本当に非効率でダラダラとしているのでここで愚痴りたい
まず、議題の情報共有が薄すぎる
開催の3日前頃に議題が社内チャットで共有されるのだが、あまりに情報が少ない。何せ議題だけである。
この議題の何を検討するのか、どう決めて次にどうしていきたいのか、そうした資料が一切ない。せめて資料だけでも事前配布しておけば……。
なので、会議が始まってから資料を一から眺め、考え出すという時間が発生する。こんなんしてたら会議なんて何時間あっても終わらんって！
そもそも会議に挙げるほどの議題なのか？ といつことをよくよく部内で精査してから議題として採用するか決めるべきである。
会議は、それぞれの意見や決定権者が揃って、彼らの時間を使って開催されるものである。時間を使っていることを認識して議題を選定しなければ、長時間化することは必定であろう。
次に、会議中の時間意識の欠如だ。
一つの議題に対して、何分までに決着をつけるのか。どういう落とし所に持っていくのか。
その辺りも全部出たとこ勝負である。そりゃ時間もかかるわけだ。
この議題は○○分には（一応でも）目処をつけます。次の議題にいきます。と司会や議長から宣言していただきたい。
出口の見えない議論に付き合わされる者の身にもなって欲しいものである。
そして、説明者のプレゼン能力であろう。
説明者の説明がそもそも意味不明だと、まずそこの解読から始めなければならなくなる。
説明者は何を言いたいのか。議題として挙げている内容はどういった意見が必要なのか。
そういったことは発表前からあらかじめ決めておくべきだ。決めごとなのか、アドバイスなのか。
こうしたことも発表者が出たとこ勝負をしていると、会議は長引いたり終わりが見えなかったりする。
これを毎月２回もやらねばならんのかと思うと気が重い。何とかしてもうちょっと省エネ化していきたい。
はあ、明日から何とかするかぁ……ま、ここで書いてることを実践すれば時短には繋がるハズだ！
それでは次回の記事でお会いしましょう！