突如始まるお仕事コーナーです。ばるーんです。
先日、複数種類の送付物を封緘して発送する、という仕事にちょっとだけ携わりました。
その時に、前任者の仕事があまりにポンコツだったので俺ならこうするのになァってことをダラダラ述べていきたい。
その仕事は、宛先ごとに異なる送付文書とこれまた宛先ごとに異なる部数の広報誌を封筒に入れて発送する、というものだった。
使用する封筒には宛先が書かれていないため、宛名シールを貼る必要がある。そんで送付件数は約600件程度。
つまり、600件分の宛名シールを貼り、宛先ごとの送付書と広報誌を正しく封緘して発送するというものだ。
想像力豊かな方なら分かるだろう。これはまぁまぁ大変だ。1人でやれる量ではない。
しかも、キモとなる送付書のパターンと宛名シールにヒントとなる記号が無いため、いちいち決裁書類を見なければならず、確認の手間も凄まじい。
じゃあこれを楽にするにはどうするか？ というのが今回のお話である。
これまた想像力や普段からそんな仕事に就いている方なら簡単に分かるだろうが、送付書を1パターンにして宛先を封筒に直接印刷すれば良いのだ。
送付書のパターンが分かれて、部数も異なるから作業が複雑化するのだ。なら送付書など1パターンにすれば良い。どうせ誰も大して読みはしない笑
また、宛名シールを貼るのも大変な手間だ。なら、それはプリンターに手差しトレイで差し込み印刷を行えば楽ができる。
プリンターにそんな機能がない場合は、貼るしか無いけどね……。
宛先ごとに部数を分けるなら、住所氏名に影響を与えない場所に『1-1』とか連番で記号を振ってやれば良い。
1-は送付書1枚。後ろの1以降を連番にするとかね。そんな風にパッと見で意味がわかるように仕組みを作ればチェックが楽になる。
逆にそれができてないと作業はめちゃくちゃ大変になるのだ……（今の俺😇
はあ……明日も作業しますかねえ！
それでは次回の記事をお楽しみに！